Trop de comptables utilisent le corps de leurs courriels pour livrer de l’information à leurs clients alors qu’ils devraient utiliser des fichiers joints.
Par Dwayne Bragonier, publi en CPA MAGAZINE le 1er avril 2014
Nous utilisons de plus en plus le courrier électronique comme mode de livraison de nos « produits finis » : interprétation de données, résultats, recommandations, rapports de conformité, etc. Cela ne pose aucun problème si l’information n’est pas confidentielle. Toutefois, beaucoup prennent la mauvaise habitude d’inclure des renseignements clés dans le corps de leurs messages, plutôt que de les intégrer à des fichiers joints. Mais commençons par le commencement…
En tant que comptables, nous offrons comme « produits » des connaissances spécialisées, que nous organisons et présentons dans des documents afin de les transmettre aux clients. Nous communiquons rarement ces connaissances de vive voix ou, si nous le faisons, nous envoyons ensuite un document reprenant la même information. Le document a une double utilité : il peut être consulté par le client, et il constitue pour nous à la fois une preuve du service fourni et un outil nous permettant de mieux servir le client.